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智能化檔案柜通常與電腦進(jìn)行聯(lián)合工作，因此在建立檔案之前，工作人員需要對文件進(jìn)行詳細(xì)的分類，從重要文件，到普通文件進(jìn)行合理的劃分管理。借助檔案柜電腦功能，在劃分區(qū)域上做好準(zhǔn)備工作，儲存時才能一目了然，高效查找文件資料。
全封閉存儲檔案可以有效的避免灰塵、陽光等侵害。支架與柜殼一體化制成，更加堅固，承載能力強(qiáng)；具有保密權(quán)限功能，觸摸屏操作輸入密碼正確方可進(jìn)入存取檔案操作，存儲空間可自動進(jìn)行優(yōu)化，可節(jié)省檔案存取時間，操作簡單易懂，處理功能，可實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，并可與中心的MRP、ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成對接方便二次開發(fā)。
傳統(tǒng)的檔案柜生產(chǎn)比較簡單，不需要太復(fù)雜的東西。而智能檔案柜就不是這么簡單的了，我們是在傳統(tǒng)的檔案柜的基礎(chǔ)上，不斷改良、創(chuàng)新，原料越用越貴的情況下，嵌入智能的系統(tǒng)和設(shè)備，而生產(chǎn)這些系統(tǒng)和配套的設(shè)備耗費的成本也是比較高的。
智能化檔案柜系統(tǒng)運行過程中，計算機(jī)對智能化檔案柜的運行狀態(tài)進(jìn)行實時監(jiān)控，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)交換。檔案管理軟件可對檔案存取進(jìn)行日常管理，根據(jù)檔案屬性自動或手動安排儲位，對相應(yīng)的智能化檔案柜產(chǎn)生存取請求，根據(jù)智能化檔案柜的反饋信息作出存取確認(rèn)。定期生成報表及盤點報表，滿足檔案管理需要，可條碼輸入，也可手工輸入，提供查詢。根據(jù)用戶需要，提供與ERP的數(shù)據(jù)交換接口信息，便于接入用戶的中心管理系統(tǒng)。
無論是普通檔案柜還是智能檔案柜，標(biāo)簽與條碼的標(biāo)注始終需要，在電腦上可以做控制調(diào)整，但是在存儲文件上，需要將每份資料打上相應(yīng)的標(biāo)簽， 比如合同，榮譽獎?wù)碌龋⒔o予數(shù)字順序，年份等，這樣以來可以有效與電腦儲存文件一一對應(yīng)，保證查閱資料。
現(xiàn)在市場中很多的產(chǎn)品更新迭代是比較快的，就像手機(jī)，可能半年就會有新品進(jìn)入市場，智能檔案柜的的迭代可能不會那么快，但在研發(fā)上也不能落后，科技信息技術(shù)在不斷飛速向前發(fā)展，這就在不斷的推動我們也要不斷的發(fā)展，在這個創(chuàng)新的時代，要讓智能檔案柜的技術(shù)變得更成熟，跟得上時代進(jìn)步的腳步，就需要資金的支持。
所以智能化檔案柜價格高。
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